Стратегия

Скачать в электронном виде

Приложение
к постановлению акимата
города Астаны
от «___» _______ 2018 года
№ ___________

 

 

Стратегия развития Государственного учреждения «Государственный архив города Астаны» на 2019-2021 годы

  1. Миссия, цели и задачи
    1. Настоящая Стратегия развития Государственного учреждения «Государственный архив города Астаны» на 2019-2021 годы (далее – Стратегия) определяет миссию, цели и задачи Государственного учреждения «Государственный архив города Астаны» (далее – Учреждение) на 2019-2021 годы.
    2. Основными целями деятельности Учреждения являются:
  • обеспечение соблюдения законодательства Республики Казахстан по архивному делу;
  • обеспечение сохранности архивных источников, имеющих историческое и культурное значение;
  • организация экспертизы ценности документов, образующихся на территории города Астаны;
  • проведение работы по комплектованию документов юридических лиц;
  • оказание услуг юридическим и физическим лицам в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
  • оказание методической и практической помощи предприятиям и организациям по научно-технической обработке документов;
  • развитие и совершенствование учетных документов архивных фондов Учреждения;
  • проведение необходимых мероприятий по установлению и поддержанию соответствующего санитарно-гигиенического состояния хранения документов;
  • осуществление приема на хранение документов ликвидированных организаций и в целях их сохранности.
  1. Основными задачами Учреждения являются:
  • формирование списков источников и потенциальных источников комплектования Учреждения;
  • прием документов на государственное хранение и их учет;
  • организация и участие в работе Городской экспертно-проверочной комиссии;
  • оказание государственной услуги «Выдача архивных справок», а также выдача архивных справок, копий документов и выписок их них;
  • проведение научно-исследовательской работы, организация выставок, семинаров, распространение исторических сведений через средства массовой информации;
  • организация работы читального зала и выдачи документов Учреждения во временное пользование;
  • осуществление методического руководства по вопросам делопроизводства и организации ведомственного хранения документов;
  • проведение совещаний, семинаров, конференций и «круглых столов» по вопросам, входящим в компетенцию Учреждения.
  1. Руководство города Астаны в сфере архивного дела разделяет следующее видение развития Учреждения, которое:
  • является ведущим архивом Республики Казахстан в сфере архивного делопроизводства, хранения документов и оказания услуг физическим и юридическим лицам;
  • реализует программные цели и задачи, поставленные Главой государства в части глубокого исследования культурно-исторического наследия, хранящегося в Учреждение;
  • осуществляет широкую информационно-разъяснительную, публицистическую и пропагандистскую систему обработки данных, создает полный электронный банк документов с целью сокращения сроков оказания государственных услуг, а также страховой фонд копий документов;
  • предоставляет государственным и негосударственным организациям, являющимися источниками комплектования архивного фонда города Астаны, возможность подавать документы на хранение в электронной форме, а также организацию электронной библиотеки архивных документов, электронного читального зала и разграниченного доступа заинтересованным государственным органам для получения необходимой информации;
  • становится ведущим реставрационным центром восстановления редких и раритетных документов.

 

  1. Анализ текущей ситуации

 

  1. В настоящее время в Учреждении находится 353 тыс. единицы хранения документов объёмом более 50 млн. листов.

Помещения архивохранилищ расположены в двух зданиях (город Астана, улица М. Әуезова, № 3 и в жилом массиве Пригородный, улица Беласар, № 2а), совокупная площадь которых составляет 815 кв.м. Занятость помещений архивохранилищ традиционными носителями (бумажными документами) составляет 100%.

В настоящее время Учреждением приостановлен прием документов от источников комплектования. Осуществляется прием документов только ликвидированных организаций.

Дополнительно выделены два помещения, расположенные по адресу: город Астана, улица Ж. Нәжімеденова, № 10/2 и улица Ш. Қалдаяқова, № 13.

Помещение       архивохранилища,        расположенного         по         улице

Ж. Нәжімеденова, № 10/2, площадью 410,2 кв.м, предназначено для размещения серверных мощностей для хранения электронной базы данных и оцифровки документов.

Помещение архивохранилища, расположенного по улице Ш. Қалдаяқова, № 13, площадью 565,6 кв.м, предназначено для временного хранения документов, перемещенных из жилого массива Пригородный, и организации читального зала.

В настоящее время в архивном деле существует ряд проблем, не позволяющих Учреждению выполнять в полной мере задачи по сохранению и использованию Национального архивного фонда:

  • помещения архивохранилищ не отвечают требованиям обеспечения сохранности документов;
  • отсутствует страховой фонд особо ценных документов;
  • слабый кадровый потенциал, обусловленный отсутствием специалистов и высокой текучестью кадров;
  • крайне низкое материально-техническое оснащение Учреждения, выражающееся в отсутствии современного серверного, сканирующего, компьютерного и иного оборудования;
  • отсутствие электронного фонда пользования и, как следствие, отсутствие автоматизации процесса оказания государственной услуги «Выдача архивной справки».

SWOT-анализ

Сильные стороны Слабые стороны
1 2
1.   Накопленный опыт в области обработки и хранения традиционных документов.

2.   Наличие большого количества исторических материалов и документов, имеющих особую ценность.

3.   Наличие

1.    Отсутствие архивохранилища, соответствующего требованиям,

предъявляемым к хранению бумажных

документов.

2.    Слабое материально-техническое оснащение.

3.    Невысокий уровень кадрового потенциала.

 

1 2
высококвалифицированных сотрудников в сфере архивного хранения 4.    Отсутствие страхового фонда.

5.    Неиспользование в работе высоких технологий.

6.    Отсутствие научно-исследовательской работы.

7.    Низкая организация просветительской и информационно-разъяснительной работы.

8.    Низкая социальная поддержка сотрудников

Возможности  для развития Угрозы
1.   Внедрение в деятельность Учреждения новых технологий с целью достижения задач, поставленных в рамках Государственной программы «Цифровой Казахстан».

2.   Проведение научно-исследовательских работ, популяризация архивных материалов в рамках программной статьи Президента Республики Казахстан «Рухани жаңғыру».

3.   Возможность увеличения бюджетного финансирования для реализации задач, поставленных перед Учреждением.

4.   Возможность привлечения источников дополнительного финансирования для реализации отдельных проектов научно-исследовательского характера.

5.   Оказание платных услуг.

6.   Создание на базе Учреждения единого автоматизированного центра обработки данных, получаемых от источников комплектования и представления информационных услуг в электронном формате заинтересованным лицам

1. Возможное ухудшение экономического состояния и, как следствие, невозможность финансирования работ по реализации задач, поставленных перед Учреждением.

2. Отток кадров и отсутствие возможности привлечения квалифицированных специалистов

 

 

 

 

 

 

  1. Основные направления развития деятельности Учреждения
  1. Обеспечение сохранности документов.

Для обеспечения сохранности традиционных носителей информации необходимо организация архивохранилища, соответствующего требованиям  СТ РК 1237-2004.

Учреждению необходимо здание, соответствующее указанным требованиям, либо произвести ремонт в существующих помещениях с установкой необходимого оборудования.

Оборудование для хранения традиционных носителей информации (бумажные документы, фотографии и другие) должно отличаться эргономичностью, иметь высокую степень защиты документов, а также при необходимости обеспечивать удобный доступ к документам.

Во избежание утраты документов и их несанкционированного использования необходимо введение системы безопасного хранения документов и системы контроля за их движением внутри архивохранилищ.

Требуется внедрение системы полного мониторинга за помещениями архивохранилищ, в том числе за физическим состоянием документов, а также обеспечение физической защиты зданий архивохранилищ специализированными государственными правоохранительными органами или организациями.

В связи с внедрением высоких технологий в работе Учреждения следует разработать и внедрить политику информационной безопасности, выполнить ряд мероприятий в сфере кибербезопасности.

  1. Создание автоматизированной информационной системы и Data-центра.

Автоматизация процессов деятельности Учреждения возможна при условии создания полной автоматизированной информационной системы (далее –  АИС) на базе соответствующего программно-вычислительного комплекса.

  1. Целями создания АИС являются:
  • обеспечение сохранности архивных документов за счет изъятия из оборота особо ценных, уникальных и наиболее востребованных документов, и использования их электронных копий;
  • сокращение сроков исполнения запросов юридических и физических лиц за счет создания и использования автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам;
  • повышение доступности архивной информации для юридических и физических лиц посредством размещения автоматизированного научно-справочного аппарата и электронных копий архивных документов в сети Интернет;
  • повышение эффективности и улучшение условий труда специалистов Учреждения.
  1. Основными принципами деятельности АИС должны быть:
  • открытость;
  • совместимость;
  • гибкость (настраиваемость);
  • масштабируемость;
  • тиражируемость.

В результате создания процесса автоматизации в деятельности Учреждения будет создан Data-центр, используемый в работе всеми заинтересованными государственными органами, а также физическими и юридическими лицами.

Достижение поставленных целей будет полностью соответствовать целям и задачам, обозначенным в Государственной программе «Цифровой Казахстан».

  1. Создание страхового фонда особо ценных документов.

На сегодня создание страхового фонда особо ценных документов является актуальной задачей, стоящей перед Учреждением.

Согласно требованиям законодательства Республики Казахстан, в случае утраты оригиналов документов, именно данные страхового фонда имеют силу оригиналов.

Создание страхового фонда имеет существенные отличия от автоматизации бизнес-процессов и создания электронного банка данных.

Основным отличием от электронного банка данных является обязанность создания страхового фонда на микрофотопленках, имеющих длительный срок хранения. После обработки документов и переноса данных на микрофотопленку будет отсутствовать возможность внести какие-либо исправления в документ, хранящийся на пленке.

Создание страхового фонда возможно на специализированном оборудовании, а место его хранения должно быть размещено вне пределов основного архивохранилища. Дальнейшая деятельность страхового фонда является одной из основных целей деятельности Учреждения в качестве единственного источника достоверной информации.

  1. Научно-исследовательская и информационно-разъяснительная работа. Интеграция деятельности архивов, библиотек и музеев как основных хранителей исторической памяти.

Международная и отечественная практика однозначно подтверждают, что архивы являются бесценными источниками исторических знаний.

Многие ученые и исследователи нуждаются в сведениях, хранящихся в архивах.

Как отметил Глава государства в своей программной статье «Взгляд в будущее: модернизация общественного сознания», в настоящее время необходима модернизация общественного сознания, развитие конкурентоспособности, прагматизма, сохранения национальной идентичности, популяризации культа знания и открытости сознания граждан.

Архивы играют важнейшую роль в реализации проекта «Туган жер», направленного на развитие «малой родины», вовлечение граждан к развитию родного края, а также на решение социальных проблем.

Необходимо отметить значимость перехода на латинскую графику письма. В Учреждении имеются исторические документы, написанные на латинице.

Научно-исследовательская работа Учреждения будет полностью соответствовать целям, обозначенным Главой государства в программной статье «Семь граней Великой степи», а также направлена на развитие исторической науки в стране.

Исследование отечественного и зарубежного опыта в части взаимодействия архивов, библиотек и музеев показало особую актуальность данной сферы.

Следует понимать, что архивы, библиотеки и музеи выполняют деятельность в рамках своей специфики. Однако архив/библиотека/музей в разрозненности дают фрагментарные знания только по своей специфике работы.

Одной из особенностей современного периода развития городского социокультурного пространства является сотрудничество библиотек с музеями и архивами. Библиотечный опыт содержит немало примеров проведения мероприятий, посвященных открытию музеев книги, мемориальных библиотек, использованию таких музейных форм деятельности, как экспозиция, экскурсия. Библиотеки создают локальные архивы, формируют фонды рукописей, фонотеки с воспоминаниями очевидцев значимых событий в истории города и Акмолинской области. Музеи, стремясь привлечь городское население, успешно применяют массовые формы работы, считающиеся традиционными для библиотек – литературные вечера, детские утренники, познавательные программы, выставки исторических культурных ценностей, любительские клубы и объединения. Архивы, обслуживая посетителей, предоставляют документы, полученные на хранение, в том числе от публичных библиотек, вплоть до сценариев библиотечных мероприятий. Таким образом, происходит активное взаимное использование традиционных форм и методов работы данных учреждений.

Дублирование работы указанных учреждений не только дезориентирует население в социуме, но и не позволяет эффективно использовать недостаточные бюджетные средства. Продуманное управление процессами может привести к долгосрочным положительным эффектам. Оно способно решать задачи объединения ресурсов для создания единого информационного пространства территории, если основой взаимодействия станет добровольный обмен для достижения оптимальных результатов.

В этой связи важно объединить усилия учреждений, являющихся основными хранителями исторической памяти.

В ряде европейских стран введено понятие «Lambrary» («Бамтека») – объединение библиотек, архивов и музеев для достижения общих целей.

На сегодня создан ряд специализированных организаций – Совет музеев, библиотек и архивов (MLAC) в Великобритании, Совместный Комитет архивов, библиотек и музеев (CALM) в США, ABMcentrum в Швеции.

В Казахстане ярким примером подобной интеграции является Библиотека Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы, в состав которой вошли личный архив, личная библиотека и музей Первого Президента Республики Казахстан.

Подобные организации решают задачи не только сохранения истории, но и предоставления исторически верной информации, а также развития исторической науки.

Одновременно будет решаться задача распространения результатов научно-исследовательских работ среди широких слоев населения города и страны.

Для достижения указанных целей Учреждение готовит медиа-план, материалы для издания научно-популярных сборников, а также планирует проведение мероприятий для популяризации изучения истории родного края.

Помимо традиционных средств массовой информации, активно будут использоваться возможности сети Интернет и социальных сетей.

Планируется создание интерактивных площадок для жителей города, студентов, школьников. Разработка и применение новых форм изучения истории города Астаны (квесты, викторины, флеш-мобы). Появится возможность подготовки в ВУЗах специалистов по специальностям «Архивоведение», «Библиотечное дело», «Музейное дело».

В этой связи предлагаем рассмотреть возможность поэтапной интеграции архивов, библиотек и музеев столицы в историко-библиографический комплекс города Астаны.

  1. Международное сотрудничество.

Казахстан, являясь частью глобального мира, не может не учитывать опыт ведущих и экономически развитых стран.

Передовые технологии, используемые в архивном деле, могут и должны применяться и в нашей стране. Актуальность развития исторической науки требует использования в работе архивов зарубежных источников.

В настоящее время Учреждение сотрудничает с архивными организациями Российской Федерации.

Учитывая ведущую роль Казахстана в Центральной Азии, необходимо развивать партнерские связи с Центрально-Азиатскими государствами (Узбекистан, Кыргызстан, Таджикистан), где письменные источники появились намного ранее, чем в Казахстане.

Необходимо развивать сотрудничество с западными странами. Основной целью данного сотрудничества будет применение опыта в сфере хранения документов, их обработки, а также путей распространения информации.

  1. Реставрационная деятельность.

На сегодня в Казахстане и ряде стран Центральной Азии отсутствуют современные лаборатории по реставрации особо ценных и раритетных документов, изданных на бумажных носителях.

Организация лаборатории по реставрации традиционных документов предоставит возможность сохранить исторически значимые документы, которые еще на стадии ведомственного хранения пришли в негодность и со временем стали ветхими.

В связи с вышеизложенным, учитывая востребованность данной услуги, Учреждение будет оказывать услуги по реставрации документов всем заинтересованным государственным и частным архивам и библиотекам.

Учреждения должно стать ведущим реставрационным центром восстановления редких и раритетных книг и документов в Республике Казахстан.

  1. Развитие кадрового потенциала и создание кадрового резерва.

Развитие кадрового потенциала – это основное условие реализации  Стратегии.

  1. Внедрение новых технологий, реализация иных направлений, изложенных в Стратегии, требуют соответствующих навыков и компетенций у персонала Учреждения. В связи с этим определены приоритетные направления кадровой политики Учреждения, в том числе:
  • выработка новой модели подбора и расстановки кадров;
  • создание кадрового резерва из числа сотрудников Учреждения и выпускников ВУЗов по специальностям «История», «Журналистика», «Документоведение и архивоведение», «Информационные технологии»;
  • разработки плана переподготовки и повышения квалификации сотрудников Учреждения с учетом положений Стратегии;
  • разработка предложений по повышению социального статуса работников архивной отрасли, в том числе повышению их заработной платы. Создание системы нематериального стимулирования работников Учреждения.

 

  1. Ожидаемые результаты

 

  1. При реализации Стратегии будут созданы:
  • современные архивохранилища для обеспечения сохранности традиционных документов;
  • электронный архив документов (электронный фонд пользования) и страховой фонд особо ценных документов;
  • автоматизированная система архива и предоставления государственных услуг в электронном формате;
  • ведущий центр реставрации и восстановления раритетных документов;
  • историко-библиографический комплекс города Астаны;
  • Data-центр и полная автоматизация процессов, связанных с пополнением и использованием архивных документов.

 

  1. Финансово-экономическое обоснование и этапы реализации Стратегии

 

  1. Реализация Стратегии предусматривает три этапа в следующих временных рамках:
  • 1-й этап (2019 год) – поиск новых зданий для размещения архивохранилищ либо капитальный ремонт существующих архивохранилищ, их оборудование, внедрение АИС архивного хранения, создание страхового фонда особо ценных документов, оцифровка архивного фонда (создание фонда пользования), создание сайта, начало научно-исследовательской и информационно-разъяснительной работы;
  • 2-й этап (2020 год) – автоматизация государственных услуг, аттестация АИС, пилотный проект по тиражированию системы на источники комплектования Учреждения, продолжение работы по оцифровке архивного фонда, создание лаборатории реставрации, начало работы по созданию Data-центра и определению площадки для размещения электронной базы архивных документов с использованием мощностей Data-центров, соответствующих требованиям законодательства Республики Казахстан в области информационной безопасности;
  • 3-й этап (2021 год) – создание собственного Data-центра либо размещение электронной базы архивных документов с использованием мощностей Data-центров, соответствующих требованиям законодательства Республики Казахстан в области информационной безопасности с полностью автоматизированным процессом пополнения Учреждения документами от источников комплектования, полная автоматизация государственной услуги по выдаче архивных справок, а также создание Научно-исследовательского центра и Центра реставрации документов.

Затраты на реализацию Стратегии, согласно проведенным расчетам в ценах 2018 года, составляют 2 700,4 млн. тенге, в том числе:

2019 год – 898,8 млн. тенге;

  • год – 925,9 млн. тенге;
  • год – 875,7 млн. тенге.

 

  1. Реализация, мониторинг и корректировка Стратегии

 

  1. Ключевыми элементами мониторинга, контроля и мотивации реализации Стратегии являются:
  • план мероприятий с указанием сроков и ответственных лиц или структурных подразделений Учреждения;
  • система ключевых показателей деятельности работы сотрудников Учреждения;
  • система мотивации сотрудников для достижения целей Стратегии;
  • среднесрочное и годовое планирование (бюджетирование) деятельности Учреждения;
  • формирование соответствующей организационной структуры и штата Учреждения.

Мониторинг реализации Стратегии и исполнения соответствующего плана мероприятий по реализации Стратегии будет осуществляться на годовой основе и заслушиваться руководством акимата города Астаны, корректировка Стратегии ‒ по мере необходимости.

 

____________________________________